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      當前檔案資料管理存在問題及對策建議思考

      時間:2021-12-05 10:07:22 瀏覽次數:
      導讀: 當前檔案資料管理存在的問題及對策建議思考隨著房地產市場日益活躍,土地房產權屬檔案的使用頻率大幅提升,

      當前檔案資料管理存在的問題及 對策建議思考 隨著房地產市場日益活躍,土地房產權屬檔案的使用頻率大幅提升,老百姓對政府保存房產權屬檔案效果要求日趨提升,希望產權登記信息實時保持完整性和現勢性。先進的計算機技術如何與創新的現代管理理念相結合,提高房地產檔案的管理效率,成為目前亟需認真探討解決的課題。

      近年來,房地產業迅猛發展,為準確和迅速處理該行業信息,房地產數字檔案應運而生,同時檔案的管理數字化也隨著社會的發展,發揮了越來越大的作用。然而由于日常交易活動中出現了大量電子數據,對原始檔案收集的流程缺乏長遠目光,使電子文檔得不到有效地管理,大大降低了信息系統的有效應用。如何提高檔案管理信息化程度,提升房地產權屬檔案的利用價值,成為檔案工作者日常工作需要思考的問題。

      一、檔案資料管理現存的不足 鑒于房地產權屬檔案登記的跨度較長,各個年份對收集群眾提供資料的要求不一樣,管理檔案的工作人員知識水平和業務能力存在差異,造成權屬檔案的管理效果不理想,在實際工作中,存在一些普遍性問題。

      (一)權屬檔案的保存介質質量有待提高 房地產歷史資料是唯一證明房產權屬的資料,但受國家經濟水平的不斷發展和政府部門認知能力的影響,檔案的保存介質質量良莠不齊,檔案的抗風險能力較低,群眾提供的資料在若干年后會出現資料模糊不清的情況,嚴重影響了房產轉讓環節的順利進行。

      (二)房地產權屬檔案的時代特征明顯 由于檔案收集正值我國經濟發展的初始階段,各種政策處于起步階段,大家都是摸著石頭過河。不同的歷史時期,歸集的檔案明細存在很大的差別,當檔案從原始資料過渡到電子數據時,因數據導入時沒有規范的書寫規則,導致在新的資料證明表上信息顯示不全面、不精準。如某些信息明顯與房產證反映的信息不一致,本為自建房,證明表上房屋取得方式為購買;
      或者房屋取得方式直接為空;
      或者本為商住區分的房產,附注上沒注明等。

      (三)房地產檔案歸集不齊全,留存資料與實際狀態不全部吻合 檔案的歸集工作沒有滲透到產權登記和相關工作的各個環節,導致檔案難以收集齊全。如土地用途為商住或住宅的均表述為“城鎮住宅用地”,房屋用途為商住或住宅的均表述為“住宅”,容易誤導二手房交易時納稅人及稅務人員對適用稅率的判斷。

      (四)歸檔時間較長 隨著房價的活躍變動,導致房產的流轉速度加速,群眾往往剛取得產權證就馬上轉讓,但往往等1個月都無法打印業主的房產檔案基本信息。

      (五)數據格式或數據坐標不符合要求 相關部門提供入庫數據坐標為WGS84坐標或者數據格式為Dwg格式,不符合規范要求,難以直接轉換入庫。

      二、檔案保管存在的風險 (一)房地產檔案受時代發展的制約和工作要求的影響,儲存的安全性和效果普遍不足。雖然在保存過程中設立如檔案架、檔案柜、檔案室等措施,并由專人管理,但在防火和抗震方面則顯得非常薄弱,一旦遇到天災人禍,檔案保存的完整性就令人非常擔憂。

      (二)房地產檔案信息化給管理部門提供了可靠的保證,大大節省了人力和物力,但計算機信息系統通過網絡連通后,自身存在的漏洞風險就會大幅度提升。不法分子往往通過竊取信息、發布病毒等手段來破壞相關系統的儲存數據,設備的安全性給信息安全和完整性帶來威脅。

      (三)能否留住復合型人才是房地產檔案信息化的難點。日常的檔案收集、錄入、管理、調用、分析及維護工作需要素質較好的人才,如果工作人員因為自身水平導致操作錯誤,進而影響房地產檔案信息的安全性、完整性和真實性,將導致不可彌補的損失。因此,在檔案信息化的建設過程中,需要精通業務的復合型人才,才能使房地產檔案部門真正開展檔案信息化建設。

      三、房地產檔案數字信息化管理方法 (一)推進新技術應用,提升權屬檔案安全性 檔案館主要歸集檔案類型有土地房產產權檔案、房地產抵押(注銷)、查封(解封)、預告(注銷)、預告抵押(注銷)、招標拍賣檔案、權屬確認檔案、照片、文書等。在如此大量的原始資料面前,實現檔案信息數字化是檔案管理信息化建設的基礎和前提。目前,檔案管理系統所有檔案數據都存放于同一數據庫中,隨著檔案數量的不斷增長,如何保證信息的安全成了重中之重的工作。因此,必須保證暢通的網絡、穩定的系統、定期更新防火墻,存儲設備需要不斷的拷貝和更新,盡量降低面臨著客觀侵害行為和主觀漏洞的風險。公開選拔優秀的計算機技術人員,開發有核心技術的檔案應用系統,最大限度地做好外部網絡病毒的防范,保護檔案資料安全。設立兩套信息檔案數據庫并分開保存,一套為生產系統,另一套為備份系統,每天對兩套系統進行數據的完整備份,大力推進“二維碼”技術應用到日常的檔案管理中,提升數據的安全性。

      (二)完善數據共享流程 數據共享是信息系統建設過程中面臨的棘手問題,這個問題解決得不好,就會造成互相孤立、無法形成有效的信息流、無法產生預期的收益甚至導致重復投資,造成社會資源的巨大浪費。

      (三)整合功能、統一接口 調整系統目前的子系統設計,將數據生產與數據消費分離開來,提供明確和安全的功能接口,消除系統安全隱患,實現系統的可擴展設計。所有數據資源集中管理、集中維護、分開使用,通過相關特征進行關聯和體現,實現數據間的動態互訪。

      (四)完善本地查詢模塊 開通網上自助查詢,使群眾在通過系統允許后查詢部分檔案資料,同時開通檔案查詢打印功能。對因管理權限設置需由工作人員查詢的,可下放到各鎮區的自然資源分局按權限辦理。通過開放的系統,有助于工作人員發現系統存在的問題,及時糾正和完善,不斷提升檔案管理系統的穩定性和實用性。盡量減少人工出具證明的過程,防止工作人員因失誤而出錯了證明導致各類情況出現。

      (五)完善權屬檔案搜索功能 由于房地產交易頻率日益加大,導致檔案的流轉材料更新加快,為保證檔案交易信息與產權現狀資料的同步變動,需建立高效的房地產檔案信息檢索系統,提高搜索效率。另外,由于各級法院、自然資源局、稅務局等部門的業務要求差異,對檔案信息需求也不相同。因此,必須提升系統的檢索功能,將房地產權屬關鍵要素作為搜索點,編制各種檢索工具,實現高速檢索,直接查詢電子信息以及打印掃描圖像。

      (六)完善檔案數據運用系統 房地產權屬檔案信息不僅為群眾服務,而且也需為政府部門決策提供科學的依據。因此,需建立房地產檔案數據運用系統,以便管理人員能夠從多角度對各地的房產交易數據進行收集整理和分析,從而對房地產市場的現狀和發展趨勢作出準確的判斷,為政府及時運用相關調控手段,落實中央的房屋政策,達到科學決策、規避風險的目的。

      四、提升檔案現代化管理的措施 (一)加強組織領導,全力保障檔案信息化建設的順利開展 明確分管領導,加強對日常檔案管理工作的領導,為推進信息化建設創造條件。

      (二)加強工作人員素質選用,提升檔案業務水平 制定檔案風險評估機制,對房地產權屬資料保存的各類情況做好風險評估,針對不同風險制定不同的防范措施。其次提高管理人員業務能力,房地產檔案是城市房地產管理的綜合反映。因此,必須聘用管理專業和網絡維護專業人才,打造一支優秀的檔案管理隊伍。加大工作人員日常業務知識水平的學習,其中包含計算機運用操作知識的提高,以適應現代社會不斷提升的需求。

      (三)優化管理制度 按照數字檔案建設相關指南要求,建立一套與檔案法律法規相配套的內部管理制度,進一步規范房產權屬檔案管理工作,并推動檔案工作的規范化、制度化。建立績效考核制度,調動檔案管理人員的積極性。按照檔案資料一體化的原則,對紙質資料、電子文檔資料的收集、歸檔、管理、利用作具體的規定,引導檔案管理的科學化。

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